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Blog / 正しい退職届の書き方とは?退職願との違いや封筒のマナーも解説
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もくじ

正しい退職届の書き方とは?退職願との違いや封筒のマナーも解説

気持ち良く転職する上で、元の会社をスムーズに退職するのはとても大切なこと。転職を決めたら、余計なトラブルを避けるためにも、退職届の書き方はしっかり押さえておきたいポイントです。 

ここでは、退職届の意味や書き方のほか、提出の方法をまとめてご紹介します。 


退職届は退職確定後に会社に提出する書類 

退職届とは、退職することが確定した後、「日に退職します」と会社に届けるための書類です。似て非なるものとして、「退職願」と「辞表」がありどれも会社を辞めるときに提出するものですが、それぞれ下記のように意味が違います。提出するタイミングと状況によってどれを使うかが決まるため、それぞれの性質を押さえておきましょう 


退職届 

退職届は、退職することが確定した後に、合意形成の記録として会社に提出する書類です。法律上は提出が必要なわけではありませんが、「言った・言わない」のトラブル防止のために、書面にして提出するといいでしょう会社規定によって必ず提出が必要だったり、書き方が決まっていたりする場合もあります。 


退職願 

退職願は、会社に対し「日に労働契約を解除したい」と願い出るための書類です。退職願を受け取ったら、会社は労働契約の解除を承諾するかの検討に入ります。会社から承諾した旨の通知を受け取る前なら、退職願を撤回することが可能です。 

なお、労働契約解除の申入れは口頭で行うこともできるため、退職願は必ずしも提出が必要なわけではありません。ただし、退職願は会社側が「労働契約の解除を申し入れた」という確かな証拠にもなります。また、労働契約解除の申入れから2週間が経過すれば契約が終了すると法律で定められているため、会社が退職を承諾しない場合でも、意思表示をしておけば辞めることが可能です。 


辞表 

辞表は、社長や取締役など、会社と雇用関係にない立場の人が役職を辞めるときに提出する書類です。 

公務員が辞める場合も、退職届ではなく辞表を提出します。この場合の書類の持つ意味は退職届と同じです。 


退職届を提出するまでの流れ 

法律上は会社の承諾がなくても退職が可能ですが、一般的にはまず退職の意思を伝え、会社の承諾を経て、退職の日取りを決めていきます。退職届を提出し、退職となるまでの一般的な流れとしては、下記のようになります。 


一般的な退職の流れ> 

1労働者が退職願を提出 

2会社が承諾し、退職が決定 

3労働者が退職届を提出 

4退職 


法律では、労働契約解除の申入れから2週間が経過すれば、労働契約は終了すると定められています。しかし現実には退職前に引継ぎなどの時間が必要なことから、ほとんどの会社は、就業規則の中で退職時のルールを定めています。内容はさまざまですが、概ね「退職希望日の12月前までに、直属の上司に退職を申し出る」としている会社が多いです。 


法律と会社のルールが矛盾する場合、法律のほうが優先されますので、会社がどうしても退職に応じてくれない場合、会社のルールにかかわらず退職することが可能です。しかし、スムーズに円満退職するためにはよほどのことがない限り、会社のルールに則って退職の手続きを進めるといいでしょう 

特に、「退職希望日の1ヵ月前まで」と規定があるのに、期限を過ぎてから退職を申し出た場合、退職時期をめぐってトラブルになりがちです。退職を希望する場合はまず就業規則をチェックし、ルールに則って手続きを進めましょう。 


退職届の書き方 

退職届の形式に決まった型はありませんが、白無地のB5A4サイズの紙黒ボールペンか万年筆を使い、自筆で縦書きにするのが一般的です。横書きにする場合でも退職届の記載内容は同じですが表題、提出日、宛名、所属と名前、退職理由と、記載の順が異なり、文末は「以上」で結びます。会社によっては就業規則や社内規定で書式が決まっていることもありますので、退職届を書く前に確認しておきましょう。 

ここからは、一般的な縦書きの退職届の書き方について説明します。 


  


1 表題 

用紙の右端の中ほどに大きく「退職届」と書きます 


2 導入 

表題の次の行に、下に寄せて「私儀」または「私事」と書きます。「わたくしごとではありますが」という意味です。 


3 退職理由 

本文の1行目には退職理由を書きます。自分都合の退職の場合は、詳細な理由は書かず「一身上の都合により」とします。会社都合の退職の場合は、「部門縮小により」「事業所の閉鎖により」など、具体的な理由を書きましょう 


4 退職の日付 

2行目には、会社との協議を経て決まった退職日を書きます。「◯◯年×月△日をもって退職いたします」と結び、退職することを宣言しましょう 


5 提出日 

本文の3行目には提出日を書きます。なお、日付は西暦でも和暦でもかまいません。会社の公式書類に使われているほうを選ぶのが一般的です。 


6 所属と名前 

改行し、下に寄せて所属部署と名前を書き、名前の下に押印します。 


7 宛名 

改行して宛名を書きましょう。会社名を正式名称で書き、横に最高執行責任者の役職と名前を書きます。敬称は「殿」を使用します。 


退職届の封筒の書き方と入れ方 

退職届を直接提出する際には、郵便番号枠などのない白無地の封筒に入れて渡します。封筒は、三つ折りにした退職届が余裕を持って入るサイズを選んでください 

封筒の表には「退職届」と書き、裏側の左下に自分の所属と名前を書きます。退職届を入れたらのりで封をして、上から「〆」と書いて閉じましょう 


郵送の場合は添え状も必要 

退職届は、直属の上司に手渡しが基本ですが、直接渡せない事情がある場合は、郵送することも可能です。郵送する場合は、退職届に添え状や送り状を添付します。 

添え状は、退職届と同じサイズの白い用紙を使います。前文として「拝啓」などの頭語で始め、時候の挨拶を入れ、主文には退職届を郵送で送る旨と、これまでお世話になったお礼などを書きましょう。末文で用件をまとめ、結語の「敬具」で締めます。 

郵送する場合は、退職届を入れた封筒より一回り大きい郵送用封筒を準備してください封筒に入れる際は、退職届が入った封筒の前に三つ折りした添え状を重ねた状態にします。 

宛先は提出先となる上司か、人事部の担当者の個人名までしっかり書き、封筒表の左下に赤字で「親展」と記して宛名の人に直接届くようにしましょう 

封筒の裏には、自身の住所と名前を書きます。退職届は重要書類ですから、配達記録の残る「配達証明」で送るのがおすすめです。 


外資系企業でも退職届はある? 

外資系企業を退職する場合も、退職届は必須ではありませんが、トラブル防止のためには提出しておくといいでしょう 

日系企業と同じように、まずは直属の上司に退職の意思表示をし、会社と退職日の協議を行った上で、退職日が決まったら退職届を提出します。 


英語で退職届を書く場合 

英語で退職届を書く場合も、記載すべき内容は基本的には変わりません。概ね下記のような順番で記載します 


 


1 日付 

書面の場合は一番上に提出の日付を書きます。 


2 担当者の名前と会社の情報 

担当者(直属の上司の名前)の名前と、会社の住所等を記載します。 


3 宛名 

Dear Mr. / Ms. (直属の上司の名前)と宛名を記載します。 


4 退職の意思表明 

Please accept this letter as my notice of resignation」など退職の意思を表明します。 


5 退職日 

My last day of employment will be on (最終出勤日」と退職日を明記します。 


6 感謝の言葉 

I am grateful for all the support you have extended to me during …」「It has been a sincere pleasure working with you and the entire team」「Thank you again for the opportunity to work for ○○ companyなどと、これまでの感謝の言葉をつづります。 

感謝の言葉は書かなくてはならないものではありませんが、退職する会社と良好な関係を保つ意味では、書き添えておくといいでしょう。 


7 署名 

Best regards,」「sincerely,」といった結びの言葉とともに、末尾に自分の名前を署名します。 


退職届のルールを押さえて、円滑に手続きを進めよう 

退職届は、法律上は必ず出さなければならない書類ではありませんが、後々のトラブル防止のため記録しておくという意味で重要です。会社によっては社内規則で提出することや書き方が決まっているケースもあるので、転職を考えたら、まずは確認してみてください 

転職先の会社で良いスタートを切るためにも、退職届の書き方やルールをしっかり押さえておきましょう。 ​