Office manager

Location: Japan - Tokyo
Job Type: Permanent
Salary: 6000000 - 9000000 JPY
Job Function: Office Manager/Administration Manager
Reference: JO-200605-219078
Industry: Technology/Online
Sub-Industry: Service Provider

Company Overview

Global IT management Company

Job Description

<仕事内容>

■administration
 ・総務部門の人員採用、教育・育成
 ・社内規定管理、職務分掌作成や内部監査
 ・マネジメントチームの会議に参加、議事録作成、管理
 ・社内規定の起案、管理や職務分掌作成
 ・法人登記及び定款の更新
 ・受付業務、来客対応や海外出張手配
 ・文書や印章、固定資産・備品、消耗品などの管理
 ・従業員の健康管理や労基への報告業務
 ・社内外の慶弔・トラブルへの対応

■facility
 ・社内環境の整備(社内巡回、記録、管理業務を含む)
 ・オフィスサービス関連業務(ファシリティ管理、ベンダー選定、オフィス賃貸契約、レイアウト変更、郵送物の発送・仕分け・手配など)

■security
 ・セキュリティの整備やグロバールセキュリティーポリシーの導入
 ・リスク管理(情報セキュリティや個人情報保保護の教育など)、GDPR・Privacy Mark関連の規定管理、運用、監査、教育
 ・保安・防災・安全衛生業務、管理、社内教育

■必須条件
 ・母国語レベルの日本語能力
 ・ビジネス~流暢レベルの英語能力
 ・中級以上のオフィスソフト操作
 ・従業員数300名程度もしくはそれ以上の企業で総務の仕事をした経験
 ・外資系企業での就労経験
 ・2~4人程度のチームマネジメント経験

■歓迎条件
 ・マルチタスクであること
 ・他者への奉仕精神をもち、チームプレイヤーであること
 ・問題解決力、前向きな姿勢
 ・コミュニケーションスキル
 ・プライバシーマーク、GDPR、個人情報管理の経験や、関連資格を持っていると尚良